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Aufbewahrungsfrist: Was landet 2019 im Altpapier?

Steht zum Jahreswechsel die Beschäftigung mit Unterlagen und Dokumenten auf der To-Do-Liste, stellt sich stets auch die Frage: Was entsorgen? Was aufbewahren? Zwei wichtige Regeln sind zur Aufbewahrungsfrist zu beachten: Geschäftsbücher, Bilanzen, Inventare und weitere zu führende Bücher müssen Sie zehn Jahre lang aufbewahren. Bei Handels- und Geschäftskorrespondenz ist eine Frist von sechs Jahren zu beachten.

Was direkt entsorgt werden darf? Kalender, Halbjahresbilanzen, Arbeits- und Fahrberichte sowie Angebote, auf die kein Auftrag folgte. Sortieren Sie die Unterlagen, die jeweils vor 31. Dezember 2012 bzw. 2008 datieren, aus, bedenken Sie jedoch: Bei Jahresabschlüssen, Bilanzen, Inventaren und Lageberichten gilt das Kalenderjahr, in dem sie erstellt wurden. Nicht das Jahr, auf das sie sich beziehen. Wurde ein Jahresabschluss für das Jahr 2007 im Jahr 2009 verfasst, kann das Dokument erst am 1. Januar 2020 entsorgt werden. Außerdem gilt die Aufbewahrungsfrist für zehn Jahre nur, wenn die Steuerbescheide bestandskräftig sind: Das bedeutet, dass keinerlei Einspruch eingelegt wurde und der Steuerbescheid weder vorläufig ist, noch unter Vorbehalt der Nachprüfung steht.

Übrigens giltes auch vor dem Hintergrund des Mindestlohngesetz Aufbewahrungsfristen einzuhalten: Mindestens zwei Jahre lang müssen Arbeitgeber zum Beispiel die Arbeitszeiten von so genannten geringfügig Beschäftigten aufzeichnen.

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